[2021] Cómo usar el control de cambios en Google Docs {DH}

Seguimiento de cambios en Google Docs

Desde 2014, Google Docs ha hecho posible que las personas realicen un seguimiento de los cambios mientras editan su trabajo o colaboran con otros. La capacidad de realizar un seguimiento de los cambios le brinda más poder de edición de dos maneras. Primero, puede editar su propio trabajo sin confirmar los cambios en caso de que usted u otra persona quiera revisarlos. En segundo lugar, puede crear un documento y compartirlo con otros, y ellos pueden sugerir cambios en el archivo, que usted o cualquier otra persona puede ver y aceptar, rechazar o cambiar. Hace que el proceso de colaboración sea más transparente y más fácil de administrar.

Si bien muchas personas se refieren a esta función como Seguimiento de cambios, en Microsoft Word se llama así y existe desde hace mucho tiempo, Google la llama Sugerir. Funciona de manera similar a la característica de Microsoft Office. Cuando importa un documento de Google Doc a Microsoft Word o viceversa, cualquier cambio registrado o sugerencia permanecerá y será visible.

Cómo utilizar las sugerencias en Google Docs.

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Cómo habilitar el modo de sugerencia – Seguimiento de cambios en Google Docs

Si está escribiendo y editando solo o sugiriendo ediciones para el trabajo de otra persona, primero active el modo de sugerencia. En el escritorio, busque un icono de lápiz y la palabra Editar en la esquina superior derecha de la pantalla. Haz clic en él y elige Sugerir. En el móvil, busca en el menú de configuración donde dice Sugerir cambios. Actívalo.

Una vez que haya habilitado las sugerencias, las nuevas ediciones aparecerán en la página como ediciones en lugar de texto comprometido. Por ejemplo, cada eliminación se muestra como texto tachado. Las palabras nuevas que escribe aparecen en un nuevo color (verde en este caso).

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Para cada cambio que sugiera, Google Docs crea un pequeño cuadro de resumen en el lado derecho que muestra quién sugirió el cambio y de qué se trata. Estos campos de resumen también le brindan a usted y a otros editores la capacidad de aceptar o rechazar cambios, que analizaré con más detalle más adelante.

Cómo compartir su documento

Si desea recibir cambios sugeridos por otras personas, primero debe compartir su documento y habilitar la edición. Haga clic en el botón azul Compartir en la esquina superior derecha del escritorio. En dispositivos móviles, la opción está en Configuración en Compartir y exportar. Puede compartir el documento solo con las personas que elija o generar un enlace que haga que el documento sea visible para cualquier persona con ese enlace.

Aquí está la parte más importante: usted tengo que Otorga permisos de edición a tus empleados. Seleccione Puede editar en la opción adecuada.

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Cuando tus colaboradores reciban el documento, deben verificar que están proponiendo en lugar de editar para que todos puedan ver los cambios. Cuando los equipos trabajan mucho de esta manera, todos se acostumbran a ver sus cambios en la pantalla y saben de inmediato cuándo las sugerencias no están habilitadas. Si las personas son nuevas en el seguimiento de cambios, es posible que deba recordárselo.

Una regla de edición común (que todos rompen todo el tiempo) es nunca escribir nada en su documento que no quiera ver publicado. Por ejemplo, nunca use una broma como texto de marcador de posición y nunca escriba un comentario en línea. Las preguntas y pensamientos más largos sobre la discusión pertenecen a los comentarios.

Para agregar un comentario, busque el ícono de la barra de herramientas que parece un cuadro de diálogo con un signo más en el medio. Alternativamente, puede resaltar el texto y aparecerá un botón de comentario en el margen derecho. Haz clic en él y podrás añadir tu comentario.

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Los comentarios se muestran junto con cualquier otro cambio registrado en el margen derecho. Los colaboradores pueden responder a los comentarios para que pueda discutir posibles cambios directamente en el documento.

Una vez recibidas todas las sugerencias, quien tenga la última palabra sobre el trabajo puede leer el documento y aceptar o rechazar los cambios.

Para comentarios, tienes la opción de «resolver» cada uno. Resolver un comentario elimina permanentemente el historial de chat para todos. Así que asegúrese de que el problema esté realmente resuelto antes de hacer clic en este botón.

¿Qué ven los demás?

Cuando sugiere cambios y comenta un documento, debe considerar lo que otras personas verán si tienen acceso al mismo archivo. Por ejemplo, los autores ascendentes serán notificados por correo electrónico a menos que hayan optado por no participar. todo el mundo las sugerencias que hace y los comentarios que agrega, casi en tiempo real. Esto significa que si alguien propone un cambio y luego cambia de opinión, el autor seguirá viendo la sugerencia original por correo electrónico. Es una abominación.

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Recomiendo encarecidamente desactivar estas notificaciones, especialmente si encuentra difícil el proceso de edición. En lugar de angustiarse por saber cada pequeño pensamiento que les viene a la mente a sus editores, vaya a Google Drive, haga clic en el ícono de ajustes y elija sus preferencias. En Notificaciones, asegúrese de que ambas casillas de verificación estén desmarcadas.

Cómo usar el historial de versiones

Otra herramienta que no es necesariamente parte de Suggest, pero que sigue siendo útil para escribir y editar en colaboración, es el historial de versiones.

Busque en Archivo > Historial de versiones. Aparecerán dos opciones: Ver el nombre de la versión actual y Ver el historial de versiones.

Puede usar el nombre de la versión actual para guardar una copia de su archivo antes de abrirlo para que otras personas lo editen. Esto le permite volver rápida y fácilmente a su borrador anterior si algo sale mal, p. B. cuando un empleado se olvida de activar las sugerencias.

La otra opción, Ver historial de versiones, muestra las versiones guardadas previamente del archivo, etiquetadas con la fecha y la hora. Puede cambiar los nombres a nombres más descriptivos si eso ayuda. Si observa versiones anteriores de su archivo, verá los cambios resaltados en un color diferente. Es una herramienta útil para retroceder el tiempo en que podría haber aceptado o rechazado los cambios y ahora desearía no haberlo hecho.

Cómo comparar documentos

La última herramienta que vale la pena mencionar es una nueva herramienta llamada Comparar documentos. Se encuentra en el menú Herramientas (Herramientas > Comparar documentos). Con esta herramienta puedes comparar dos documentos para ver las diferencias entre ellos. Es útil para encontrar cambios que se han agregado (intencionalmente o no) a su documento, ya sea por usted o por otra persona. Esta vista también puede extraer comentarios sobre archivos.

Si está trabajando con un grupo de personas que no están acostumbradas a la edición en grupo, siempre puede guardar un borrador de su trabajo y compararlo con la versión editada para asegurarse de que no haya olvidado sus cambios accidentalmente.

Más consejos de Documentos de Google

Hay algunos consejos más que vale la pena conocer si usa mucho Google Docs. Primero, asegúrese de saber cómo guardar Google Docs sin conexión. De esa forma, las interrupciones de Internet y otros eventos inesperados no interrumpirán su trabajo. También puede cifrar los documentos de Google Docs almacenados en Drive, otro consejo útil. Además, consulte nuestra lista de los mejores consejos de Google Docs.


referencias:
[2021] Cómo usar el control de cambios en Google Docs {DH}

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