Ley alemana de la cadena de suministro: pasos que puede seguir para cumplirla

La Ley alemana sobre la diligencia debida corporativa en las cadenas de suministro, también conocida como Ley alemana de la cadena de suministro, Ley de diligencia debida de la cadena de suministro (SCDDA) o Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), es una nueva legislación aprobada en junio de 2021 que entrará en vigencia el 1 de enero de 2023. Luego se ampliará aún más el 1 de enero de 2024.

Esta nueva legislación tiene como objetivo responsabilizar a las empresas con respecto a los derechos humanos y los estándares ambientales con respecto a sus cadenas de suministro globales.

Este artículo analizará lo que está obligado a hacer según lo establecido en la Ley y le dará consejos en cada etapa. También hablará sobre qué tipo de sanciones podría enfrentar si no cumple.

Nosotros, el Taller Internacional de Cumplimiento (ICW), brindaremos nuestras proyecciones sobre nuevos desarrollos relacionados con LkSG y repasaremos nuestro servicio paso a paso, para empresas que se abastecen en países asiáticos, que lo guiará a través de todo el proceso de cumplimiento. indemne.

¿Quién se verá afectado?

Las empresas con sede en Alemania y las sucursales registradas en Alemania de empresas extranjeras deberán realizar actividades de debida diligencia en la cadena de suministro.

Esto significa que si es una empresa extranjera pero con subsidiarias, empresas conjuntas e incluso sucursales en Alemania, deberá cumplir.

Además, se verán afectados tanto los proveedores directos como los indirectos, aunque estos últimos en menor medida.

Los proveedores indirectos pertenecen a su cadena de suministro pero no son sus socios contractuales.

Si intenta eludir la Ley estructurando una relación de proveedor directo como indirecta, se tratará como un proveedor directo.

La LkSG se aplicará inicialmente a empresas con más de 3.000 empleados. Esto es para aquellos con su oficina central, sede administrativa o sede estatutaria en Alemania.

Las empresas con una sucursal en Alemania que empleen al menos a 3.000 empleados en esta sucursal también se verán afectadas.

A partir de enero de 2024, este umbral se reducirá, aplicándose a las empresas de más de 1.000 empleados.

En este cálculo se incluyen los empleados de las empresas matrices y del grupo. También se incluyen los trabajadores temporales empleados durante más de seis meses y los trabajadores desplazados al extranjero.

Posibles sanciones

Se pueden imponer multas de hasta 800.000 € a las empresas que violen sus obligaciones de diligencia debida y de información.

No remediar los asuntos con los proveedores directos en caso de que la empresa reciba “conocimiento comprobado” de derechos humanos o violaciones ambientales podría resultar en sanciones aún mayores.

Las multas por incumplimiento podrían alcanzar hasta el 2% de la facturación global anual promedio para las empresas con una facturación global anual promedio de más de 400 millones de euros.

Las empresas también pueden ser excluidas de ganar contratos públicos en Alemania por hasta tres años.
Contrariamente a la opinión popular, la responsabilidad civil no se puede descontary es posible que haya que pagar daños y perjuicios a las víctimas de violaciones de derechos humanos.

Obligaciones de diligencia debida y asesoramiento

UNA. Gestión y análisis de riesgos

YO. lo que debes hacer

Su empresa necesita configurar o revisar los sistemas existentes de gestión y análisis de riesgos.

Esto es para determinar los riesgos de que las actividades comerciales, tanto las suyas como las de su cadena de suministro, infrinjan la nueva Ley.

Debe designar a alguien para supervisar la gestión de riesgos, como un oficial de derechos humanos. El término para tal persona es “persona responsable” (RP).

La alta dirección deberá obtener información del PR al menos una vez al año sobre dichos temas.

Todos los resultados del análisis de riesgos deben comunicarse a los responsables de la toma de decisiones relevantes en su empresa, como la junta directiva o el departamento de compras.

El análisis de riesgos debe realizarse una vez al año, así como cuando se presenten nuevos riesgos en las actividades de su empresa o de sus proveedores, como por ejemplo, debido a la realización de un nuevo proyecto.

II. Consejo

Tomando el trabajo infantil como ejemplo, una cosa a tener en cuenta serían las áreas o regiones que son puntos críticos conocidos.

Otra sería si sus proveedores cuentan con sistemas para prevenir el trabajo forzoso o infantil, como procesos de verificación de edad.

La escasez constante de mano de obra o las bajas tasas de asistencia escolar en un área también pueden ser un riesgo para que los proveedores recluten niños.

Esta es toda una industria en sí misma y sería sensato dejar los aspectos prácticos a un equipo especializado, con la ayuda de las herramientas analíticas adecuadas de expertos con una base de datos de proveedores de gran alcance.

Tenga en cuenta que si bien el LkSG plantea el ejemplo de nombrar a un oficial de derechos humanos como su RP, no hay ninguna razón por la que no pueda integrar la gestión de riesgos, así como esta función particular, en los departamentos existentes.

B. Escribir una declaración de política

YO. lo que debes hacer

Su empresa deberá emitir una declaración de política sobre sus estrategias ambientales y de derechos humanos.

En general, esta declaración debe contener:

  • Los procedimientos mediante los cuales su empresa se asegurará de que su cadena de suministro cumpla con las obligaciones de debida diligencia en materia de derechos humanos y medio ambiente;
  • Los riesgos específicos identificados;
  • Las expectativas de su empresa con respecto a sus empleados y proveedores en materia de derechos humanos y medio ambiente.

II. Consejo

Una de las primeras cosas que debe hacer es considerar los valores en los que se basará la política de su empresa para sus objetivos.

La propia LkSG se basa en convenios establecidos por la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

Organizaciones e iniciativas como Sedex y BSCI tienen en cuenta estos valores, así como otros como los Principios Rectores de la ONU, en sus metodologías de auditoría.

Además de lo que establece la Ley para usted, también puede incluir secciones adicionales, como a quién se aplica su política, cómo afecta sus relaciones con los proveedores, las herramientas que proporcionará a sus empleados y proveedores, etc.

Además, puede brindar una descripción general de cómo desarrolló su política, incluida la creación de grupos de trabajo y los resultados de las consultas con las partes interesadas.

Una última cosa a incluir, y considerar, son las cuestiones de jurisdicción legal. Puede haber diferencias entre la legislación federal y estatal.

Asegúrese de que el lenguaje de su declaración de política sea práctico, claro y conciso. Lo último que desearía es que hubiera malentendidos, ya sea con empleados, proveedores o, peor aún, con las autoridades reguladoras.

Debe enviar una copia de su estado de cuenta a todos sus proveedores y clientes.

Recuerde actualizar su declaración de política en función de los nuevos desarrollos relacionados con la Ley.

C. Establecer un procedimiento de quejas

YO. lo que debes hacer

Su empresa debe implementar un mecanismo de quejas, en forma de texto, que debe estar disponible públicamente.

Cualquier persona a la que su empresa le encomiende el tratamiento de tales quejas debe ser totalmente imparcial, independiente y no estar «atada por instrucciones», como las de sus supervisores. También están obligados al secreto.

Este procedimiento debe ser accesible a todas las personas involucradas. Cualquiera que tenga conocimiento de posibles violaciones a los derechos humanos y al medio ambiente, tanto por parte de su propia empresa como de sus proveedores directos, debería poder señalarlas.

La identidad de los denunciantes no puede ser revelada, y también deben ser protegidos del castigo como resultado de una denuncia.

La eficacia de su procedimiento de quejas, incluidas las relacionadas con sus proveedores indirectos, debe revisarse al menos una vez al año. También tienen que ser revisados ​​cuando hay nuevos riesgos involucrados en las actividades de su empresa o de sus proveedores directos.

II. Consejo

El manejo de tales quejas será un poco diferente de hacerlo con su cliente común. Aun así, hay similitudes.

No será necesario, en este caso, responder a ningún reclamante después de haber resuelto sus quejas, muchas de las cuales incluso pueden provenir internamente. Sin embargo, aún puede hacerlo solo para asegurarse de que todo el proceso de manejo de quejas se haya llevado a cabo de manera efectiva.

También debe asegurarse de que todos los canales de comunicación sean claros y estén configurados de manera eficiente. Sería mejor que hubiera una vía de comunicación corta y directa desde el denunciante hasta el tomador de decisiones.

Aquí es donde las pymes de comercio electrónico tienen una ventaja, ya que son más flexibles en este sentido.

Establecer un mecanismo de quejas adecuado es de suma importancia, especialmente para los minoristas de comercio electrónico. Lo último que querrías es que tus clientes se quejen de ti en las redes sociales.

Las quejas sobre derechos humanos y violaciones ambientales pueden ser particularmente dañinas.

Manejar las quejas con prontitud y eficacia solo mejorará su reputación. Asegurarse de manejar los relacionados con ESG de esta manera también envía el mensaje correcto.

Puede modelar su mecanismo de quejas sobre el de la Defensor del Pueblo Europeo.

D. Aplicar medidas preventivas y correctivas.

YO. lo que debes hacer

Las empresas deben aplicar medidas preventivas y correctivas adecuadas en función de su análisis de riesgos.

Este punto está parcialmente relacionado con las secciones «Escribir una declaración de política», así como con las secciones «Hacer un análisis y una gestión de riesgos adecuados».

Se deben implementar “medidas de control basadas en el riesgo” para garantizar el cumplimiento de la estrategia de derechos humanos escrita en su declaración de política.

Es necesario tomar medidas preventivas mediante la implementación de estrategias de compras y adquisiciones que prevengan o minimicen los riesgos identificados.

Se debe proporcionar capacitación en las áreas comerciales relevantes.

Su empresa necesita obtener garantías contractuales de los proveedores directos de que cumplirán con todas las “expectativas relacionadas con los derechos humanos y el medio ambiente”.

En caso de que se descubran infracciones en su cadena de suministro, debe elaborar un “concepto” con un cronograma concreto. Debe considerar además:

  • El desarrollo e implementación conjunta de un plan (con su proveedor) para terminar o minimizar la violación;
  • Unirse a otras empresas para tratar de influir en el proveedor que causa o puede causar daño;
  • La suspensión temporal de su relación comercial con el proveedor mientras se realizan esfuerzos para minimizar el riesgo.

La terminación de su relación comercial con un proveedor solo es necesaria si:

  • Se considera muy grave la violación de una “posición jurídica protegida” o de una obligación en materia ambiental;
  • No puede remediar la situación con su concepto después de que haya transcurrido el tiempo especificado en el mismo;
  • No tiene «otros medios menos severos» a su disposición y los intentos de aumentar su capacidad para influir en el proveedor fallan.

La eficacia de sus medidas preventivas y correctivas con respecto a los proveedores directos e indirectos debe revisarse una vez al año. Esto también debe hacerse siempre que se desarrollen nuevos riesgos para usted o sus proveedores directos.

II. Consejo

Tomemos como ejemplo el trabajo infantil.

Si bien la mayoría de las empresas globales realizan auditorías regulares de la cadena de suministro para verificar que sus proveedores no utilicen trabajo infantil, estas son pocas y distantes entre sí y también permiten que los proveedores se preparen con anticipación.

Forbes estima que las empresas tendrían que aumentar su gasto en auditoría de alrededor del 0,1 % actual al 1 % de su beneficio anual, para poder realizar inspecciones periódicas en los lugares de trabajo de los proveedores.

Una manera de prevenir cosas como el trabajo infantil es unirse a iniciativas como la Plataforma de Trabajo Infantil de la OIT. Esta iniciativa brinda apoyo a las empresas que desean mejorar sus políticas en materia de trabajo infantil.

Otra forma de prevenir las violaciones de los derechos humanos y el medio ambiente es utilizar software de cadena de suministro.

Esto le ayuda a realizar un seguimiento de las materias primas y los componentes, así como a verificar las declaraciones de los proveedores con la ayuda de programas de auditoría.

MI. Documentar e informar…

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